הערך הכלכלי של מכרזים

 

שני חוקרים אמריקאים מאוניברסיטת סטנפורד זכו בפרס נובל לכלכלה לשנת 2020. פול מילגרום ורוברט ווילסון זכו בפרס עבור תרומתם לשיפור תורת המכרזים והמצאת פורמטים חדשים למכרזים שמיטיבים עם המוכרים. "שיטת המכרזים החדשה שפיתחו השניים היא דוגמה יפה לאופן שבו מחקר יכול לייצר המצאות שמשפרות את החברה". זהו התרגום ב-YNET לחלק מנימוקי הזכייה שלהם בפרס.

נכון לעכשיו, אני ממש לא מכיר את העבודות שלהם ולא מכיר את התחום התיאורטי של תורת המכרזים. תוכלו לקרוא מעט על פול מילגרום בויקיפדיה העברית. על פי הויקיפדיה, וילסון ומילגרום תכננו את המכרז הפומבי הלאומי של ארצות הברית לקביעת חלוקת תדרים סלולריים בין חברות טלפון. מילגרום הוביל גם את הצוות שתכנן את המכרז להפעלת תדרי רדיו מחדש משידור בטלוויזיה לשימושים בפס רחב אלחוטי. המכרז הזה בשנים 2016-2017, תוכנן כמכירה פומבית דו-צדדית.

מהמעט שהזכרתי כאן קל להבין שיש חשיבות לאופן שבו מתבצעים מכרזים. החשיבות הזו מתורגמת גם לערכים כלכליים מעשיים.

אין לי ידע תאורטי רב בנושא מכרזים, אבל במהלך שנות עבודתי הרבות כיועץ מחשוב ומערכות מידע הייתי מעורב בלא מעט מכרזים ובסוגיות הקשורות בתוכנה לניהול מכרזים.

הייתי מעורב בכל האספקטים: כתיבת מכרזים, בדיקת מכרזים וכתיבת מענים למכרזים.

רבים מהמכרזים בהם הייתי מעורב הם במגזר הציבורי בישראל עליו חל חוק חובת המכרזים.

אחת מהעבודות שלי דרשה ניתוח של האופן בו קיימו משרדי הממשלה בישראל מכרזים דינאמיים כשספקים שונים מקבלים מידע על הצעות המחיר של מתחריהם ויכולים לשנות את המחירים המוצעים על ידם.

מכרזים פומביים

רוב המכרזים בהם הייתי מעורב היו מסוג שונה ממכרזים פומביים.

במכרז פומבי מציעים מחיר כשכל המשתתפים שומעים את כל ההצעות ויכולים להציע מחיר גבוה יותר. המטרה של המוכר היא למכור במחיר מקסימלי. המטרה של קונים היא לרכוש במחיר מינימלי. עצם התחרות מעלה את המחיר בהשוואה למצב של מכירה לקונה יחיד.

מכרזים לקבלת מערכות ו/או שירותים ו/או מוצרים

מרבית המכרזים בהם הייתי מעורב לא היו מכרזים פומביים בהם רוכשים מוצר ומתחרים באופן גלוי לכל על מחיר.

הם היו מכרזים לקבלת שירותים ו/או מוצרים בתחום של מערכות מחשוב או כוח אדם מקצועי בתחום המחשוב.

כמובן שהיבטים עקרוניים הנוגעים למכרזים בתחום זה קיימים בדרך כלל גם במכרזים בתחומים אחרים. הדוגמאות שאביא הן מהתחום שאני מכיר.

המונח שירות בהקשר זה כולל גם הקמת מערכות מחשוב מורכבות, שהקמתן עשויה לקחת מספר שנים.

מטבע הדברים במכרזים מהסוג שהייתי מעורב בהם לא רק המחיר חשוב אלא גם פרמטרים נוספים כמו איכות הפיתרון והיכולת לתת שירות מתמשך.

 

הערך הכלכלי או הנזק בכלכלי של ניהול טוב או גרוע של מכרז כזה עשוי או עלול להגיע לסכומי כסף משמעותיים.

דוגמה 1: הקמת מערכות ליבה

מכרז לא מוצלח יכול להגדיר דרישות לא נכונות מהספקים, למשל: בניית כל המערכות כשיש חבילת ERP ייעודית לאותו תחום שעונה על הצרכים ב-80% או 90% וניתן להתאים אותה לצרכים של הארגון.

אפשר לבחור במכרז ספק שלא יוכל לבצע פרויקט מתמשך בסדר גודל כזה.

אפשר להגדיר דרישות יישומיות או דרישות תשתיתיות לא מתאימות ולהיכשל.

אפשר גם אחרת. אפשר לבנות מכרז מוצלח וברור מבחינה טכנית ולבחור ספק ביצוע מתאים ולפתח את המערכות בזמן שנקבע מראש ובאיכות טובה.

הפער הכלכלי הישיר בין ארגון שטעה לבין ארגון שעשה תהליך מכרזי מוצלח עשוי להגיע לעשרות מיליוני שקלים. לפעמים גם להרבה יותר.

אני מתייחס להוצאות ישירות שקל למדוד אותן. העלות העקיפה לארגון שיצטרך לעבוד עוד חמש שנים או עשר שנים ללא מערכות ליבה ראויות עלולה להיות גדולה מהעלות הישירה.

דוגמה 2: מערכות קשות לתחזוקה

גם אם נבחר ספק שמסוגל לבנות מערכות עובדות בזמן סביר יהיו מקרים שהמכרז לא הגדיר מספיק מדויק את נושא תחזוקת המערכות, למשל: שינויים ותוספות למערכות. התוצאה עלולה להיות קושי לתחזק את המערכות ועלות גבוהה של תחזוקה.

היו גם כאלה שטענו שכמה ספקים חריגים מעדיפים לפתח מערכות קשות לתחזוקה על מנת להרוויח יותר במהלך החיים של המערכות. אין לי ידיעה מוכחת על מעשים כאלה.

גם כשזה נעשה לגמרי בתום לב יש לזה משמעות כלכליות לא זניחות.

דוגמה 3: פלטפורמת פיתוח תוכנה לא מתאימה

פלטפורמת פיתוח תוכנה לא מתאימה עלולה לגרום לחוסר יכולת לעבוד עם מערכות גדלות ומורכבות.

דוגמה קלאסית כזו מוכרת מסוף שנות ה-90 של המאה הקודמת. בפח הזה נפלו הרבה ארגונים בישראל והנזקים הישירים הגיעו למאות אלפי שקלים בכל ארגון.

לפרטים נוספים קראו:

"No one deployed an application as large as yours' based on this software product"

המוצר היה בהחלט מוצר טוב לעבודה עם מספר משתמשים לא גדול במערכות לא מסובכות.

את הבעיות מגלים אחרי שנתיים-שלוש. לפני שמגלים משלמים סכומי כסף גבוהים על המוצר, על הכשרת עובדים, על מוצרי חומרה ותוכנה נלווים ועל פיתוח מערכות.

"הבורות" אליהם נופלים במכרזים

בדוגמאות לעיל עסקתי באופן נקודתי בכמה "בורות" כאלה, כלומר: טעויות מהותיות באופן בחירת מוצרים ושירותים באמצעות מכרזים.

בפסקה זו אתייחס בקצרה לכמה טעויות עקרוניות מהותיות.

כשל מחיר אפס ולא רק מחיר אפס

אחת ההטיות הקוגניטיביות המשפיעות על קבלת החלטות היא מחיר אפס.

אנשים נוטים להעדיף את מה שהם מקבלים בחינם. מחיר אפס הוא מקרה קיצוני. תמיד כדאי לנסות להבין מדוע מישהו מציע מחיר הרבה יותר נמוך ממתחריו?

במכרזים כדאי להימנע מזכייה של הצעות במחיר נמוך בהרבה ממחירי המתחרים.

המקרה החריג הוא כשבטוחים בהסתברות המתקרבת ל-100% שאיכות המוצר או השירות ומה שנלווה להם עונה על כל הדרישות במכרז באופן מספיק טוב.

אחת הדרכים להימנע מבחירת פיתרון זול שמתברר שהוא יקר כי אינו עונה על הדרישות היא להגדיר במכרז עצמו סף שהצעות זולות ממנו יידחו.

ג'יפ לקניות בסופרמרקט

אם השימוש היחיד שלכם ברכב הוא קניות במרכול לא רחוק מביתכם, ממש לא צריך ג'יפ. מספיקה מכונית קטנה וזולה.

יש מכרזים שבודקים לעומק את היכולות הטכניות ופרמטרים איכותיים נוספים אבל אינם נותנים משקל ראוי ל-ROI, כלומר: תועלת ביחס למחיר.

במקרה כזה משלמים הרבה עבור מוצר עתיר פונקציונאליות ואיכויות שמוצר פשוט וזול בהרבה ייתן באיכות דומה את הפונקציונאליות שהארגון או המשפחה או האדם זקוקים להם.

יחס עלות/תועלת

הפסקאות הקודמות דנות במקרי קיצון של מחיר נמוך מהסביר או דרישות איכות גבוהות מהנדרש תמורת מחיר גבוה מהסביר.

המצבים השכיחים יותר הם מצבים בהם יש מספר הצעות במכרז כשיש ביניהן הבדלים מבחינת איכות ומבחינת עלות.

השאלה של יחס עלות/תועלת או מה המשקל של המחיר לעומת משקל האיכות היא שאלה מהותית.

חשוב לנסות הלגדיר את היחס הזה באופן מושכל המתאים באופן ספציפי לאותו מכרז.

הבעייתיות של עלות/תועלת במכרזים ממשלתיים

הדינמיקה בה נתקלתי במכרזי מחשוב במשרדי ממשלה בישראל אינה דינמיקה ראויה.

בלא מעט מקרים נציגי המשרד הממשלתי שעורך את המכרז מעוניינים ביחס שבו לאיכות יהיה משקל גבוה. עלות לא תמיד מעניינת אותם.

אחד המקרים בהם נתקלתי מדגים את היחס של מנהלים לכסף.

במכרז שכתבתי הכנסתי כשיקול בבחירת מחשבים את עלויות התחזוקה הטכנית ואת עלות החשמל. בין שתי הצעות, השונות זו מזו מבחינה טכנולוגיות, היו הבדלים דרמטיים בצריכת החשמל. כשתרגמתי את זה למונחים כספיים לטווח של שלוש או חמש שנים היה מדובר בסכום כספי גבוה.

התבקשתי למחוק את הקריטריון הזה מבין הקריטריונים להשוואת ההצעות מהנימוק שחשמל הוא חלק מהתקציב הכללי של המשרד ולא חלק מהתקציב של יחידת המחשוב.

התוצאה עלולה להיות בזבוז כסף משום שבבחירה בין שני פיתרונות עם פער איכותי קטן עשוי להיבחר פיתרון שעלותו גבוהה הרבה יותר.

מי שבסופו של דבר קובע את היחס הייתה וועדה של פקידי משרד האוצר. כמעט כולם כלכלנים. ההבנה שלהם בתחום המחשוב הייתה באופן טבעי מוגבלת. הם נטו לתת משקל גבוה יותר דווקא לעלות. במקרים רבים ניתן משקל גבוה מדי לעלות.

אנחנו יודעים שלפעמים פיתרונות זולים יקרים יותר כי הם אינם עונים מספיק טוב על הצרכים.

העלות העקיפה של תפקוד לא טוב מספיק של מערכות עלולה להיות גבוהה מהעלות של הפיתרון הטכני שנבחר.

לקונפליקט הזה היו גם תוצאות של חוסר אמון בין פקידי האוצר לנציגי המשרדים. כל צד חושב שהשני מנסה למשוך לכיוון של יחס המועדף עליו ללא קשר לצרכים האמיתיים.

ההתנסות הפרטית שלי

בפעם השנייה שהופעתי לפני הוועדה הזו הצעתי יחס עלות/תועלת שייתן משקל של 60% לאיכות ו-40% לעלות.

פקידי האוצר דרשו לשנות אותו ליחס של 40% לאיכות ו-60% לעלות.

אף לא אחד רצה להבין מדוע בחרתי ביחס הזה ורק אז לקבוע את היחס.

הדבר הראשון שהעלתי היה המכרז הראשון שהצגתי לפניהם ובו לא התנגדו ליחס עלות/תועלת שהצעתי. היחס במקרה ההוא היה 70% לעלות ו-30% לתועלת. רציתי שיבינו שאני אינני חלק מהקונפליקט וחוסר האמון. ההתייחסות שלי היא עניינית לכל מכרז.

עשיתי גם צעד נוסף. בניתי מסמך תאורטי בו ניסיתי להגדיר באילו מצבים במכרזים העוסקים במוצרי תוכנה או חומרה של מחשבים יחס העלות/תועלת צריך להיות לטובת העלות ובאילו מצבים התועלת צריכה לקבל משקל גדול יותר.

מסמך כזה עשוי להוות הנחיות (Guidelines) שיצמצמו את הקונפליקטים ויביאו לדיון ענייני יותר. המסמך כמובן לא קובע האם כשמשקל העלות גבוה יותר הוא צריך להיות 90% או 80% או 60%?

בדיוק באותו אופן הוא אינו קובע את המשקל המדויק במקרה שמשקל האיכות צריך להיות גבוה יותר.

לא הנחתי שיאמצו את המסמך שלי אבל קיוויתי שילכו למהלך Win-Win לטובת כולם.

יראו במסמך שלי טיוטה ראשונית ויזמינו אותי לשבת ביחד עם אנשי החברה שהובילה באותה תקופה את מתודולוגיית המכרזים, נציגי משרדים ואולי אנשים נוספים.

מהטיוטה הזו עשוי היה לצמוח משהו בשל יותר שבו יבואו לידי ביטוי רעיונות של אנשים אחרים שמבינים בתחום ומבינים את הצרכים.

התקוות שלי לא התממשו ומאז כבר עברו יותר משני עשורים.

ציר הזמן

גורם מהותי, שלא תמיד יודעים לבטא אותו נכון במכרזים, הוא השוואת ההצעות במכרז לאורך ציר הזמן. מדובר הן באיכות והן בעלות. יש קושי מובנה בהערכה כזו משום שהיא מבוססת, בחלק מהמקרים, על תחזית לזמן ארוך.

בפסקאות הבאות אביא מספר דוגמאות.

מוצרים שבהסתברות גבוהה ייעלמו מהשוק 

כשלקוח שלי בחר במכרז, בניגוד לדעתי, מוצר שהתרעתי מראש, שהוא ייעלם מהשוק תוך שנתיים שלוש (כמובן צרפתי Research Notes של אנליסטים מהחברות המובילות בעולם שאמרו בדיוק את אותו הדבר) והמוצר אכן הפסיק להיתמך ולהימכר תוך שלוש שנים הנזק לא היה רק העלות, הגבוהה כשלעצמה, של רכישת המוצר. 

נזקים גדולים יותר מבחינה כספית היו עלויות הכשרת כוח אדם, עלויות יישומים שפותחו ועלויות הטמעתם והעלות הגדולה מכולם: דחיית מימוש פונקציונאליות הנדרשת לעבודת הארגון במספר שנים. 

מוצרים המתחרים במוצרים של חברות ענק

לפעמים בחירה של מוצר מעט טוב יותר של חברה קטנה הוא שגוי. המתחרה הגדול ילמד ויתקדם. לחברה הקטנה לא בהכרח יהיו משאבים מספיקים להמשך פיתוח ולתמיכה. 

החברה הגדולה תמכור הרבה יותר. משתמשי המוצר של החברה הגדולה ייצור קהיליית משתמשים גדולה שתיתן תמיכה ופיתרונות משלימים.

לא תמיד זה נכון. ישנם מצבים שבהם דווקא למוצר קטן של חברה קטנה יש יתרון על פני מוצר דומה של חברת ענק. להסבר נוסף קראו: Vendors Survival Guide Supermarket, Grocery and. 

Obsolete Technology

כשאתם קונים פיתרון המבוסס על טכנולוגיות שהן בסוף דרכם הטכנולוגית ופלח השוק שלהם יקטן בהדרגה תניחו שתשלמו בעתיד יותר. לפרטים קראו: Is it Reasonable to use Obsolete Platforms as part of SOA? 

גם עלויות תחזוקה לטווח ארוך של פיתרון אחד עלולות להיות גבוהות בהרבה מעלויות של פיתרון אחר. כך למשל, עלויות הרחבת פונקציונאליות או שינוי פונקציונאליות במערכת תוכנה.

לסיכום

אין ספק שלאופן עריכת מכרזים ומכירות פומביות עשויות להיות השלכות כלכליות מהותיות. 

לתרומתם התאורטית של הפרופסורים הנכבדים מאוניברסיטת סטנפורד יש משמעות כלכלית מעשית חשובה. 

הניסיון הפרטי שלי מהשטח מראה כיצד מכרזים מוצלחים מביאים תועלת מרובה ומכרזים פחות טובים עלולים להביא לנזקים כלכליים משמעותיים.