בפוסט הראשון בסדרה דנתי בשאלה מי מקבל את ההחלטות?.
בפוסט השני בסדרה עסקתי בתהליך קבלת ההחלטות על ידי מזמין שיפוץ שאינו מתמצא בתחום.
בפוסט זה אעסוק בקבלן השיפוצים. כפי שהסברתי בהקדמה אעשה אנלוגיה בין מחשבים וטכנולוגיית המידע בין שיפוצים.
מנהל פרוייקט מחשוב
אתם עובדים בארגון גדול. יש יחידת מחשוב גדולה. ביחידה כזו יש עשרות ולפעמים יותר מעשרות פרוייקטי מחשוב.
יש ביחידה מתכנת מחשבים מנוסה ומקצוען ברמה גבוהה. הוא טרם ניהל פרוייקט מחשוב. הוא מעוניין להתקדם לתפקיד ניהולי.
יש שני פרוייקטים בהם נדרש מנהל פרויקט. האם תתנו לו לנהל את אחד מהם?
פרוייקט 1: קטן וקצר
זהו פרויקט תכנותי שבו צפויים לעבוד 2-3 מתכנתים מעובדי הארגון. משך הפרויקט עד שלושה חודשים.
פרוייקט 2: גדול וארוך
מדובר בפרוייקט מורכב שבו צפויים לעבוד כמאה עובדים ויועצים. משך הפרויקט מוערך בשנה וחצי (מניסיוני ומניסיונם של אחרים ברוב המקרים הוא ייגמר אחרי יותר זמן).
המערכת שתפותח צריכה להיות באינטגרציה עם מערכות אחרות בארגון ומחוץ לארגון. נדרשת מומחיות בתחומים שאין בה מומחים בארגון. נדרשים יועצים. נדרשת הזמנת מוצרי חומרה, תוכנה ותקשורות ונדרשת פריסה שלהם בארגון.
נדרשת בניית תקציב לפרוייקט. נדרש ניהול כספי. ניהול קשרים ותלויות בין צוותים שונים בפרויקט.
נדרש שיתוף פעולה עם מנהלים של מערכות משיקות בארגון .
קרוב לוודאי שנדרשים דברים נוספים שברגע זה לא עלו על דעתי.
האם המתכנת מתאים לנהל את הפרוייקט הראשון?
בהסתברות לא נמוכה הוא יצליח לנהל את הפרוייקט הראשון בהצלחה. יש לו סט כישורים מתאים, בהנחה שהוא יודע להסתדר עם עובדים אחרים.
האם המתכנת מתאים לנהל את הפרוייקט השני?
ברור שאין לו ניסיון וידע הנדרשים לניהול פרויקט כל כך מורכב. ספק גדול אם מתוך מאה אנשים עם פרופיל דומה לפרופיל של המתכנת, יהיה אחד שלא ייכשל לחלוטין בפרויקט כזה.
היכולות של בתחום התכנות כמעט שאינן רלוונטיות.
הוא אינו יודע לנהל תקציב.
הוא אינו יודע לנהל צוותים גדולים.
הוא אינו יכול להביא ספקי משנה, מומחים ויועצים שהוא מכיר ויודע שהם יבצעו עבודה טובה.
אין לו ניסיון קודם שיאפשר לו לדעת כיצד לעבוד מולם וכיצד להסתדר איתם.
למעשה אין לו ניסיון ממשי באף אחד מהתחומים החיוניים לניהול פרוייקט בסדר גודל כזה.
מתי הוא יוכל לנהל פרוייקט בסדר גודל של הפרוייקט השני?
אם הוא ינהל בהצלחה את הפרויקט הראשון, יוכל לנהל פרוייקטים מעט גדולים ומורכבים יותר. בהדרגה יגדלו היקף ומורכבות הפרוייקטים והוא ירכוש ניסיון, כישורים והיכרויות הנדרשים לניהול פרויקט בסדרת גודל של הפרויקט השני.
אחרי מספר שנים של התנסות בניהול יהיה אולי בשל לניהול הפרויקט השני.
תפקידו של קבלן השיפוצים
קבלן השיפוצים הוא בעצם מנהל פרוייקט. כשמדובר בשיפוץ קטן של חדר אמבטיה ייתכן שמספיק סט כישורים של Handy Man עם מעט הרחבות וניסיון.
כשמדובר בשיפוץ גדול, למשל בדירה ישנה שבה מחליפים כמעט את כל הרכיבים: רצפות, חשמל, צנרת, דלתות וחלונות, מערכת חימום, ארונות מטבח, כיורים, אסלות, תשתית תקשורת ממוחשבת ולפעמים גם משנים את מבנה החדרים בדירה, היכולת הטכנית של הקבלן פחות חשובה.
בדיוק כפי שבפרויקט 2 באנלוגית המחשוב, כישורי התכנות שלו הרבה פחות חשובים מכישורים וניסיון אחרים.
עובדים
הקבלן צריך לשכור את שירותיהם של פועלים פשוטים, חשמלאים, רצפים, צבעים, אינסטלטורים, מסגרים ומומחי אלומיניום.
היכרות מוקדמת וניסיון עבודה איתם חשוב כמו במקרה של מנהל פרויקט המחשוב.
כשיש לו כבר אנשים שהוא עובד איתם קבוע, והם ביחד צוות שעובד טוב, זה יתרון.
קבלן חסר ניסיון עלול להביא אנשים שעובדים איתו בפעם הראשונה. יכול להיות שהם לא ממש מקצוענים. יכול להיות שהם מטובי המקצוענים אבל לא יסתדרו איתו.
סדר עבודה
כמו אצל מנהל פרויקט מחשוב גדול, עשויות להיות תלויות בין עבודות של צוותי משנה. לדעת לתאם את זה חשוב להצלחת הפרויקט.
פריט אחד ב-Critical Path שלא מבוצע עלול לדחות את זמן סיום הפרויקט.
חומרים וציוד
עיתוי הבאת החומרים הנדרשים, אחסונם הזמני בדירה או לידה, הובלה ופינוי של חומרים או ציוד, הם חלק מהבעיות הלוגיסטיות שצריך לתת עליהן את הדעת.
התנהלות כלכלית ניהול מאזן הוצאות והכנסות
יש צורך לשלם לעובדים המבצעים עבודות. בדרך כלל במצב כזה הם עצמאים ולא שכירים.
יש צורך לשלם לספקים.
נדרשת גביית תשלומים מבעל הדירה על פי אבני דרך שבוצעו.
צריך להוציא חשבוניות ללקוח.
צריך לשלם למס הכנסה, מס ערך מוסף וביטוח לאומי. צריך למצות הטבות מס המגיעות לחברות או לעצמאים.
כל זה מחייב ניהול מאזן הכנסות והוצאות, כלומר: שההוצאות לא יעלו על ההכנסות.
תכנון כלכלי מחייב גם בניית תקציב משוער של העלויות הצפויות לקבלן ומקורות המימון שלהן.
ניהול קשרי לקוחות
בכל תחום יש חשיבות ללקוחות מרוצים. זה מחייב ניהול קשרי לקוחות.
הקבלן צריך לדעת לנהל את העבודה מול הלקוח. הלקוח צריך להיות מרוצה אבל לא בכל מחיר. יש צורך להיענות לדרישות סבירות של הלקוח ואם צריך לתמחר את עלותן.
צריך לדחות דרישות בלתי סבירות בעליל של לקוח. בכל מקרה חייבים לבנות יחסי אמון.
כפי שאני ויועצים טובים אחרים בכלכלת המשפחה נוהגים, גם הקבלן צריך לנהוג: טובת הלקוח קודמת לדברים אחרים. זה הבסיס לקשר עסקי של Win-Win.
לפעמים זה מחייב להסביר ללקוח דברים שהוא אינו מבין משום שהוא אינו מומחה בתחום.
אגב, גם מנהל פרויקט מחשוב גדול חייב לעשות את זה בהקשר של לקוח פנימי בארגון שלו (משתמשי קצה שאינם אנשי מחשוב) ולפעמים גם בהקשר של לקוחות מחוץ לארגון שלו.
בחירת קבלן שיפוצים
הטיפים המעשיים הנובעים מפוסט זה, לא היו מוכרים לי כשבחרתי קבלן שיפוצים. היה לי יותר מזל משכל.
אני מציג אותם כאן על מנת לעזור לקוראים שבעתיד יהיו במצב דומה.
1. בחנו היטב האם לקבלן יש מספיק ניסיון רלוונטי.
דחו על הסף קבלנים שהניסיון שלהם בתחום שיפוצים בסדר גודל של השיפוץ שלכם קטן או מזערי.
2. דברו עם ממליצים
תמיד עדיף לדבר גם עם אנשים פחות מרוצים. בדרך כלל יהיה לכם יותר קשה להגיע אליהם.
מניסיוני העשיר בתחום מחשבים וטכנולוגיית מידע ראיתי שיש מקרים בהם ממליץ לא מרוצה אינו רלוונטי. למשל: בנק ביוון שתלה את האיחור של שנתיים בסיום פרוייקט של Core Banking בחברה החיצונית שביצעה אותו.
את המציאות היטיב לתאר אדם אובייקטיבי, שהיה מעורב בפרויקט. הוא תיאר את הפרויקט כ-Moving Target, כלומר: הלקוח שינה כל הזמן את הדרישות שלו ולכן הוא היה זה שאשם בסיום הפרויקט באיחור של שנתיים.
אגב, ארגונים אחרים היו מרוצים מהחברה כשניהלה אצלם פרויקטים דומים.
3. שאלו את הממליצים את השאלות הרלוונטיות
למדתי שגם ממליצים נלהבים עלולים להראות לכם, מבלי משים, נקודות כשל של מי שהם ממליצים עליו.
בשביל זה צריך לשאול שאלות רלוונטיות ולא שאלות טריוויאליות.
לא מספיק לשאול האם אתה מרוצה? באיזו מידה אתה מרוצה?
דוגמאות לשאלות רלוונטיות:
א. האם יש לו פועלים קבועים שעובדים איתו?
ב. האם בעלי המקצוע שהביא הם טובים? שאלו ספציפית על חשמלאים, אינסטלטורים וכיו"ב.
ג. האם החומרים שהביא הובאו בזמן? האם הם היו באיכות טובה?
ד. האם הוא הסתדר עם בעלי המקצוע שהביא?
ה. האם היה קל לממליץ לתקשר עם הקבלן? האם הקבלן היה קשוב? האם הקבלן הסביר? האם היה מוכן להיענות לדרישות שלכם?
ו. האם עמד בלוחות הזמנים?
ז. האם ניסה להוציא מכם כסף נוסף על דברים שאין בהם צורך?
ח. האם גילה יוזמה וידע להסתגל לשינויים?
עד שלא פותחים את הקירות והרצפות לא באמת יודעים מה מסתתר מאחוריהם או מתחתם. תמיד יש הפתעות ושינויים. במיוחד בדירות ישנות.
עוד שני טיפים הקשורים לחוק:
ט. האם ניסה לבקש כסף במזומן ללא חשבונית?
בפרויקט שיפוץ גדול התרחקו מקבלן כזה. יש לזה כמה סיבות:
1. קבלת כסף במזומן בסכומים גבוהים היא עבירה פלילית. לא רק של הקבלן אלא גם שלכם.
2. קבלן שמוכן לרמות את מס הכנסה, מס ערך מוסף וביטוח לאומי, יהיה כנראה מוכן לרמות גם את הלקוח.
3. אם פעם תמכרו את הדירה תידרשו לשלם מס. שמרו את הקבלות על השיפוץ. התשלומים ששילמתם על השיפוץ יקטינו את גובה המס שתשלמו.
י. בחוזה עם הקבלן כתבו שאסור לו להעסיק עובדים ללא רישיון עבודה במדינת ישראל.
