בחלק 3 בסדרה זו נגעתי מעט גם בבחירת קבלן השיפוצים. בחלק 4 אעסוק בתהליך הבחירה של הקבלן. כמו בחלקים קודמים, אערוך הקבלה לבחירת ספק לפרויקט בתחום המחשוב.
בחירת ספק מחשוב
המונח ספק מחשוב עשוי להתייחס לספק שקונים ממנו מוצר או מוצרי תוכנה, חומרה או תקשורת מחשוב.
הוא עשוי להתייחס גם לספק הנותן שירותים כגון: ביצוע פרויקט מחשוב או חלק מפרויקט מחשוב, ביצוע תחזוקה של מערכות מחשוב, ייעוץ במחשוב ואפילו כתיבת מכרז לבחירת ספק מחשוב אחר.
יש לי נסיון רב בתהליכי בחירה כאלה בתחום של מחשבים וטכנולוגיית המידע (IT) מכל ההיבטים שלהם הן מהצד של הלקוח והן מהצד של הספק.
על התובנות מהניסיון שלי כתבתי בכמה פוסטים בבלוג זה, למשל:
עלות על פי ההצעה
בין אם יש חובה לבצע תהליך של בחירת ספק באמצעות מכרז כמו בסקטור הציבורי בישראל ובין אם אין חובה כזו, תחרות בין ספקים מקטינה את העלות ללקוח.
ההמלצה שלי היא לא "להינעל" על קבלן שיפוצים אחד אלא לקבל הצעות ממספר קבלנים.
עלות פרויקט שיפוץ עשויה להגיע לסכום של מאות אלפי שקלים וההבדלים בין מחירי ההצעות של קבלני שיפוצים עשויים להגיע לעשרות אלפי או אפילו מאות אלפי שקלים.
עלות בפועל
במקרים רבים, בפרוייקטי מחשוב גדולים העלות גבוהה בעשרות אחוזים מהעלות שתוכננה.
עשויות להיות נסיבות המצדיקות תוספת עבודה ותוספת מחיר.
עשויות להיות נסיבות המחייבות ביצוע דברים שונים ממה שתוכנן לבצע.
במחשוב זה קורה במיוחד בפרוייקטים. הלקוח עשוי לגלות שהדרישות שלו לא ענו על כל הצרכים שלו או שבמהלך הביצוע של הפרויקט משתנים הצרכים של הארגון. כתוצאה מכך משתנות הדרישות לביצוע בפרויקט.
הניחו שגם במהלך שיפוץ היקף העבודה ומהות העבודה לא יתאימו לגמרי למה שסוכם ונחתם עם הקבלן.
ברוב המקרים יהיה צורך בתוספת עבודה ובתוספת מחיר.
כאשר מדובר בדירה ישנה בת כמה עשרות שנים, כמו במקרה של הדירה שלי, צפויות יותר הפתעות ולכן צריך להביא בחשבון יותר שינויים ויותר הוצאות ממה שתוכנן.
מכרז פורמלי עדיף
גם ארגונים שאינם חייבים על פי חוק לבצע מכרז, עושים זאת לפעמים. להערכתי, עדיף מכרז פורמלי אם יודעים לעשות מכרז כזה.
"יודעים לעשות" פירושו יודעים להגדיר את הדרישות באופן ראוי ויודעים לבצע תהליך של מכרז בזמן סביר ובעלויות סבירות.
מכרז פורמלי מתעד ומקבע דרישות.
הוא מהווה גם כלי לבחירת ספק חלופי ידוע מראש במקרה שקורה משהו חריג והזוכה במכרז מפסיק לבצע את הפרויקט מסיבות של חוסר התאמה או מסיבות אחרות.
זהו מצב לא שכיח, אבל גם דברים לא שכיחים מתרחשים.
זה נכון גם בהקשר של בחירת קבלן שיפוצים.
המקביל למכרז בתחום זה הוא מסמך הנקרא כתב כמויות. כנספחים אליו המקושרים אליו יש תרשימים.
הזול ביותר עלול להיות לא ראוי
זה שעושים מכרז פורמלי או לא פורמלי לא בהכרח מונע מספק לא ראוי להיבחר. התופעה הזו שכיחה במכרזים במחשוב, ואולי לא רק במחשוב, בסקטור הציבורי בישראל.
זה עלול לנבוע מההגדרות שגויות של סעיפי סף במכרז, שכתוצאה מכך מי שלא באמת עומד בתנאי סף צולח אותם בשלום.
בשכיחות גבוהה, זה קשור גם ביחס עלות-תועלת. אם ניתן משקל גבוה מדי לעלות, עלול מישהו, שאינו יכול לבצע את מה שהתחייב או אינו יכול לבצע אותו באופן סביר, לזכות במכרז פורמלי. הוא פשוט מציע הצעה זולה בהרבה מכל המתחרים.
בהקשר של בחירת קבלן שיפוצים זה עלול להיות קבלן חסר ניסיון מוכח.
לפרטים קראו את הפוסט: שיפוץ דירה למתחילים - חלק 3: מה תפקידו של קבלן השיפוצים?
לא כל מה שזול באמת זול
הסניף הישראלי של חברת DEC (דיגיטל) היה סניף שעבד היטב. החברה העולמית הזו לא הצליחה להסתגל למעבר משוק מבוסס על מוצרי חומרה לשוק שבו יש משקל גבוה למוצרי תוכנה. החברה לא שרדה ונרכשה על ידי חברה אחרת.
בתקופה הטובה שלה בישראל היא הגישה, בלא מעט מכרזים, הצעות זולות בהרבה מהמתחרים וזכתה בהם.
לא מדובר בחברה העונה על הכותרת של הסעיף "הזול ביותר עלול להיות לא ראוי". ללא ספק, היא ביצעה היטב רבים מהפרוייקטים.
המחיר הזול נבע מתפיסה שונה, שהסתמכה על היכולת להרוויח יותר לאחר הזכייה במכרז.
החברה תמחרה במחיר גבוה שינויים במערכות שהקימה ובמיוחד שינויים מתחייבים כתוצאה מטעויות בהגדרת הדרישות במכרז.
כשהלקוח שכח משום מה לציין במכרז דרישות הכרחיות וכבר יש זוכה במכרז, היו מצבים שלא הייתה לו ברירה אלא לשלם יותר עבור שינויים.
כמובן שחברת DEC לא הייתה היחידה שהשתמשה בשיטה הזו. היא רק עשתה את זה טוב יותר מאחרים ובתדירות גבוהה יותר.
בהקשר של בחירת קבלן שיפוצים יש משמעות גדולה גם לתמחור שינויים ותוספות.
כמו במכרזים בתחום המחשוב, לא תמיד קל או אפשרי לגדר את עלות התוספות, אבל צריך לשים לב גם להיבט זה.
Time is Money
בפרוייקטי מחשוב יש משמעות רבה גם ללוחות הזמנים אליהם מתחייב הספק.
ללוח זמנים ארוך יותר יש עלויות כספיות משמעותיות.
גם כשיש לוחות זמנים לא תמיד עומדים בהם. האיחור עלול לנבוע מנסיבות אובייקטיביות או מהגדרות לוחות זמנים לא סבירים במכרז או במסמך דרישות.
הוא עלול לנבוע גם מאופן העבודה של מי שנבחר לבצע את הפרוייקט.
יש כאלה שיודעים לעמוד בלוחות זמנים ויש כאלה שהם מאחרים כרוניים.
ההמלצות שלי הן לקבוע מראש לוחות זמנים מתוכננים ולבדוק האם לקבלני השיפוצים המוצעים יש היסטוריה של אי-עמידה בלוחות זמנים?
ההטיה האישית שלי
היו לי הרבה הצלחות בקבלת החלטות או בייעוץ למקבלי החלטות בהיבטים, שצוינו לעיל, כאשר היה מדובר בבחירת ספקי מחשוב לארגונים.
לא הייתי מעורב רגשית והיו לי ידע וניסיון.
אנחנו יודעים שלכולנו יש הטיות בקבלת החלטות. במיוחד במצבים בהם יש מעורבות רגשית.
זה בדיוק מה שקרה לי בהקשר של קבלת החלטות ביחס לבחירת קבלן שיפוצים.
הייתי מעורב רגשית. היה מדובר בתחום, שכשנאלצתי לעסוק בו בכורח הנסיבות, לא היה לי ידע ונסיון בו.
התוצאה הייתה קבלת החלטות לא נכונות. ניצלתי מתוצאות עגומות משתי סיבות: הרבה מזל ויכולת להתעשת מהר ולשנות מידית החלטות שגויות במיוחד.
קישורים לפוסטים בסדרת פוסטים על שיפוץ דירה
שיפוץ דירה למתחילים - חלק 1: בעל המאה הוא בעל הדעה
שיפוץ דירה למתחילים - חלק 2: "אחרי רבים להטות"
